"Hier gaat het echt over: hoe komen we tot minder administratieve lasten en meer rust in het hoofd."
— Femke van Wetten, Manager zorgapplicaties bij GGZ Oost Brabant

Achtergrond

Bij GGZ Oost Brabant werken rond de 2000 medewerkers en vrijwilligers, verdeeld over verschillende locaties in Oost-Brabant. Ze bieden gespecialiseerde geestelijke gezondheidszorg aan cliënten van alle leeftijden — van kinderen en jongeren tot volwassenen en ouderen — met complexe psychische klachten, zoals angst- en stemmingsstoornissen, trauma en persoonlijkheidsproblematiek.

Aantrekkelijk werkgeverschap is voor GGZ Oost Brabant belangrijk. De organisatie wil een plek zijn waar mensen lekker werken. Concreet betekent dit rust in het hoofd aan het einde van de werkdag en het gevoel klaar te zijn met wat er moet gebeuren.

De uitdaging

Binnen de organisatie besteden zorgverleners — van verpleegkundigen en begeleiders tot basispsychologen, gz-psychologen en klinisch psychologen — te veel van hun tijd aan indirecte taken, in plaats van aan directe zorg voor de cliënt. Dat raakt volgens Femke aan de kern van hoe zorgverleners hun werk ervaren.

“Onze zorgverleners zijn er in de eerste plaats voor het behandelen en begeleiden van onze cliënten. Daarom moeten we kritisch kijken naar onze administratieve processen. Door AI als hulpmiddel in te zetten, verlagen we de administratielast aanzienlijk en hebben onze zorgverleners meer tijd voor onze cliënten en hun zorgvraag," legt Femke uit.

Tijdrovende taken hebben niet alleen invloed op de tijd voor de cliënt, maar ook op werkplezier en werkdruk, en kunnen zo bijdragen aan ziekteverzuim en verloop. Dat verloop is in de regio waarin GGZ Oost Brabant actief is extra lastig op te vangen: volgens Femke is de beschikbare pool aan mensen in het verzorgingsgebied grofweg tien keer kleiner dan in een vergelijkbaar gebied in de Randstad. Een probleem dat zich dus niet zomaar laat oplossen door harder te werven.

Waar die indirecte taken precies uit bestaan, wordt voor Femke steeds duidelijker naarmate ze hier meer collega's over spreekt:

“Hoe meer collega's ik spreek, hoe meer ik leer dat het voor een groot deel gaat over het opstellen van verslagen en brieven. Ze realiseren zich nog niet wat er allemaal mogelijk gaat zijn met AI. Uiteindelijk willen we dat Delphyr ons gaat ondersteunen bij het hele behandelproces,” legt Femke uit.

Een ander probleem is dat kwalitatieve en kwantitatieve gegevens in het dossier nu onvoldoende gestructureerd worden vastgelegd. Zorgverleners maken vooral keuzes op basis van kennis en ervaring, terwijl juist die gestructureerde data heel waardevol kan zijn om vergelijkingen te maken met andere casussen. Delphyr kan hier volgens Femke op termijn ook aan bijdragen, door te ondersteunen bij het maken van beslissingen.

Femke benadrukt dat het inzetten van Delphyr om evaluatiemomenten te ondersteunen met gestructureerde data en ervaringen uit eerdere of andere casussen, nu nog toekomstmuziek is. Maar wel een helder strategisch doel voor de langere termijn.

Ten slotte spelen richtlijnen een rol: zorgverleners moeten nu naar losse websites voor de GGZ Standaarden, landelijke richtlijnen of het Farmacotherapeutisch Kompas. Dat kost tijd en onderbreekt de workflow. Met Delphyr zijn deze richtlijnen straks direct raadpleegbaar vanuit het dossier zelf.

De oplossing

Delphyr ondersteunt zorgverleners bij GGZ Oost Brabant op drie vlakken: het sneller vinden en samenvatten van informatie, het direct raadplegen van richtlijnen, en het automatiseren van tijdrovende workflows.

Search & Summarize

Zorgverleners zoeken nu handmatig in een dossier en stellen samenvattingen samen door tekstfragmenten te combineren. Femke verwacht dat Search & Summarize, zeker in combinatie met de bestaande spraak-naar-tekstoplossing die de organisatie gebruikt, de grootste impact gaat hebben op de dagelijkse praktijk van zorgverleners.

Guidelines

Delphyr is gekoppeld aan de landelijke richtlijnen die GGZ Oost Brabant vertrouwt: de GGZ Standaarden, landelijke richtlijnen en het Farmacotherapeutisch Kompas. Tijdens het NVVP-congres liet Femke dit live zien met een demo. Dit werkte volgens haar al goed: de combinatie van richtlijnen en EPD-context gaf een concreet, onderbouwd antwoord op een voorschrijfvraag, inclusief aandachtspunten op basis van protocollen en de voorgeschiedenis van de cliënt.

Een belangrijk nevenvoordeel: doordat Delphyr alleen de vooraf gekoppelde, vertrouwde bronnen bevraagt, blijft het risico op onjuiste of verzonnen informatie kleiner dan bij een algemeen AI-model.

Automatisch een eerste concept opstellen

Naast zoeken, samenvatten en richtlijnen raadplegen, gaat Delphyr zorgverleners ook helpen bij het opstellen van terugkerende documenten. In plaats van een verslag of brief van a tot z zelf te schrijven, stelt Delphyr straks zelfstandig een eerste concept op, dat de behandelaar controleert en waar nodig verder aanscherpt.

Drie workflows staan als eerste op de planning: voorbereiden van het regiebehandelaarsgesprek, het MDO, en het opstellen van de ontslagbrief. Dit zijn nog geen losse functies, maar onderdeel van een bredere ambitie: Delphyr inzetten over het volledige behandelproces, van intake tot uitzorg, in lijn met de visie op zorg van GGZ Oost Brabant.

Ook werkt de organisatie met Delphyr aan het verbeteren van datakwaliteit: door woorden of delen van samenvattingen direct te laten wegschrijven naar de juiste Zorg Informatie Bouwstenen (ZIB's), worden gegevens gestructureerd en beter uitwisselbaar tussen zorginstellingen. Ook dit ziet Femke als een stap die nog moet worden vormgegeven, maar duidelijk enorme potentie heeft.

Samenwerking tot nu toe & verwachtingen

Omdat GGZ Oost Brabant het gebruik van Delphyr nog aan het uitrollen is, gaat dit onderdeel over het traject tot nu toe en de verwachtingen voor de komende maanden, niet over behaalde resultaten.

Over de samenwerking met Delphyr tot nu toe is Femke duidelijk: "Twee duimen omhoog." Wat haar is opgevallen, is dat privacy en compliance vanaf het begin proactief zijn opgepakt door het Delphyr-team, zoals de DPIA (Data Protection Impact Assessment) en BIV-risicoanalyse (een risicoanalyse op Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid van data).

Wat betreft verwachte impact denkt Femke dat de omslag naar het laagdrempelig kunnen samenvatten (Search & Summarize), gekoppeld aan spraak-naar-tekst, de grootste directe impact gaat hebben op de zorgverlener. De overige stappen zullen volgens haar vooral de kwaliteit van zorg verbeteren, maar geleidelijker doorwerken in de dagelijkse ervaring van zorgverleners:

"Dat gaat stapsgewijs gebeuren, omdat het ook een andere mindset vraagt: ergens moeten zorgverleners leren vertrouwen op de adviezen die gegeven worden, zonder te vergeten dat besluiten hun eigen verantwoordelijkheid zijn."
— Femke van Wetten, Manager zorgapplicaties

Aan collega's bij andere ggz-instellingen die twijfelen om een vergelijkbaar traject te starten, heeft Femke een duidelijk advies: "Gewoon doen. Niet bang zijn. Begin met het eenvoudige. Search & Summarize is niet per se heel risicovol, want het is wat je al langer vraagt: trek er een samenvatting uit. Het zit hem vooral in dat stukje gewoon durven."

What’s next

De samenwerking gaat de komende maanden de testfase in, voordat de daadwerkelijke uitrol naar zorgverleners begint. Tijdens het implementatietraject schoolt GGZ Oost Brabant per team, ingepland via teamleiders binnen bestaande overlegmomenten, met als doel dat iedereen voor het einde van het jaar geschoold is.

Deze aanpak is direct gebaseerd op een les uit een eerder soortgelijk implementatietraject: scholing per team werkt goed. Teams bestaan namelijk vaak uit een mix van digitaal zeer vaardige en minder vaardige collega's, en het scholen als team maakt het mogelijk dat ze elkaar onderling blijven opzoeken en helpen.

Succes wordt bij GGZ Oost Brabant primair kwalitatief gemeten: een afname van ziekteverzuim, en de uitkomst van een evaluatie onder medewerkers rond de simpele vraag ‘heb ik rust in mijn hoofd?’. Kwantitatieve resultaten worden op termijn ook verwacht, maar mogen wat Femke betreft vanuit de zorg zelf naar boven komen en hoeven niet top-down te worden opgelegd.